Trong quá trình thực hiện thủ tục khai báo hải quan điện tử, đôi khi doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể gặp lỗi hệ thống không tiếp nhận chứng từ hải quan. Đây là sự cố phổ biến gây gián đoạn quy trình thông quan, ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển và kinh doanh. SUN VN sẽ hướng dẫn chi tiết cách nhận biết nguyên nhân và cách xử lý lỗi này.
1. Nguyên nhân phổ biến khiến hệ thống không tiếp nhận chứng từ:
Lỗi định dạng tệp đính kèm: File chứng từ đính kèm sai định dạng quy định (ví dụ: nén sai định dạng ZIP, file PDF bị lỗi, tên file chứa ký tự đặc biệt…).
Sai tên chứng từ hoặc mã loại chứng từ: Nhập sai mã loại chứng từ theo quy định của Tổng cục Hải quan.
Chứng thư số (token) bị hết hạn hoặc không hợp lệ: Khi ký số chứng từ, hệ thống sẽ từ chối nếu chứng thư không hợp lệ.
Lỗi hệ thống phần mềm khai báo: Phần mềm khai báo bị lỗi, không truyền đúng dữ liệu lên hệ thống VNACCS/VCIS.
Lỗi từ hệ thống VNACCS/VCIS hoặc cổng dịch vụ công: Hệ thống hải quan bị gián đoạn hoặc nâng cấp đột xuất.
2. Các bước kiểm tra và xử lý:
Bước 1: Kiểm tra lại tệp chứng từ
Đảm bảo các file đính kèm đúng định dạng được chấp nhận (.pdf, .jpg, .zip…).
Đặt tên file không dấu, không chứa ký tự đặc biệt.
Kích thước file không vượt quá giới hạn cho phép.
Bước 2: Xác minh mã loại chứng từ
Đối chiếu mã loại chứng từ đã nhập với danh mục chứng từ được Tổng cục Hải quan công bố.
Một số mã thường dùng: H01 (hóa đơn thương mại), V05 (vận đơn), C01 (giấy chứng nhận xuất xứ)…
Bước 3: Kiểm tra chứng thư số
Mở phần mềm ký số (VD: Viettel-CA, FPT-CA…) để kiểm tra thời hạn token.
Nếu token đã hết hạn, liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để gia hạn.
Bước 4: Kiểm tra phần mềm khai báo hải quan
Cập nhật phần mềm khai báo lên phiên bản mới nhất.
Thử tắt và khởi động lại phần mềm, sau đó thực hiện thao tác gửi lại chứng từ.
Bước 5: Liên hệ hỗ trợ kỹ thuật
Gọi tổng đài hỗ trợ của hải quan: 1900 9299 (Tổng cục Hải quan)
Hoặc gửi email hoặc phản ánh qua cổng thông tin một cửa quốc gia: vnsw.gov.vn
3. Một số lưu ý để tránh lỗi trong tương lai:
Luôn cập nhật các văn bản hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Hải quan.
Đào tạo nhân sự thực hiện khai báo nắm rõ quy trình, định dạng chứng từ.
Chủ động kiểm tra thiết bị ký số định kỳ.
Lỗi hệ thống không tiếp nhận chứng từ hải quan tuy gây phiền toái nhưng hoàn toàn có thể khắc phục nhanh chóng nếu người dùng nắm rõ nguyên nhân và cách xử lý. Việc chuẩn bị chứng từ đúng quy định, sử dụng phần mềm khai báo hợp lệ và kiểm tra định kỳ thiết bị chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan.